10 полезных советов и приемов Microsoft Outlook, которые вы должны знать

Outlook или Microsoft Outlook – это персональный органайзер из набора приложений Microsoft Office. Он предлагает универсальное решение для всех потребностей вашего офиса с такими функциями, как управление электронной почтой, создание заметок, календарь, управление задачами и просмотр веб-страниц. Идея состоит в том, чтобы сделать основные функции доступными в одном месте, чтобы вам не приходилось выходить из приложения или полагаться на другие приложения. Таким образом, вы сэкономите время и станете более продуктивным и эффективным в своей работе.

Если вы используете приложение самостоятельно или недавно перешли на него, вот несколько полезных советов и приемов Microsoft Outlook, которые помогут вам максимально эффективно использовать приложение.

1. Установите сообщение об отсутствии на работе в Outlook

Тем, чья работа связана с взаимодействием с клиентами или товарищами по команде из разных часовых поясов, не всегда возможно ответить на сообщения в течение дня. Не говоря уже о том, что бывают случаи, когда вы собираетесь в поездку на выходных и хотите, чтобы к вам обратились те, кто в данный момент недоступен. К счастью, в Outlook есть отличный способ справиться с такой ситуацией. Для этого откройте Microsft Outlook в Интернете, коснитесь Настройки значок вверху и выберите Просмотреть все настройки Outlook. Здесь выберите Автоматические ответы и переключите кнопку рядом с Автоматические ответы на. Теперь, в зависимости от вашего рабочего графика, установите время начала и окончания и нажмите Сохранить.

2. Создайте / измените подпись электронной почты в Microsoft Outlook.

Подпись электронной почты считается одним из лучших способов закончить письмо. Он содержит ваше имя, адрес электронной почты и другую контактную информацию, которая может пригодиться получателю, если он попытается связаться с вами. Чтобы создать подпись электронной почты, откройте Microsoft Outlook и перейдите в Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Отсюда выберите Почта и нажмите на Написать и ответить. Теперь вы увидите окно с различными параметрами форматирования текста. Кроме того, вы также можете загрузить изображение или шаблон, чтобы отредактировать его в качестве своей подписи. После этого вы можете включить или отключить определенные настройки и параметры, указанные ниже. И ударил Сохранить. Чтобы использовать эту подпись, в окне создания коснитесь значка три горизонтальные точки и выберите Вставить подпись.

3. Вставьте встроенное изображение в электронное письмо.

Хотя вы можете добавить вложение обычным способом, Microsoft Outlook предлагает изящный трюк, позволяющий встроить вложение в текст сообщения электронной почты. Это может пригодиться, если вы хотите, чтобы получатель не пропустил проверку вложения. Для этого перейдите в Outlook и нажмите Новое сообщение. В окне создания нажмите на крошечный значок изображения справа от вложения рядом с Отправить и выбросить кнопка. Теперь выберите изображение, которое хотите добавить, и нажмите выбирать.

4. Отменить отправку электронного письма.

Когда вы обмениваетесь электронными письмами с разными получателями, иногда вы отвечаете не тому человеку. Однако с помощью Outlook вы можете предотвратить такие ситуации, используя функцию отмены отправки. Чтобы использовать это, первое, что вам нужно сделать, это включить его. Для этого откройте Outlook и перейдите в Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Здесь нажмите на Почта и выберите Написать и ответить. Теперь прокрутите вниз, чтобы найти Отменить отправку и перетащите ползунок, чтобы установить минимальное время (в секундах) между отправкой сообщения и возможностью отменить его. Наконец, нажмите Сохранить. После того, как это настроено, и вы отправите кому-то электронное письмо, вы увидите возможность Отменить отправку в течение следующих 10 секунд. Чтобы отменить отправку, нажмите на кнопку.

5. Обработка входящих писем с помощью правил

Если ваш почтовый ящик забрасывают тоннами писем, вы можете установить правила, чтобы отфильтровать входящие сообщения и держать ваш почтовый ящик в чистоте. Для этого перейдите в Outlook> Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Отсюда нажмите на Почту и выберите Правила. Затем нажмите Кнопка добавления нового правила и дайте ему имя. Теперь выберите условие и действие для выбранного условия. Ударить Сохранить.

6. Управление нежелательной почтой.

Помимо установки правил, еще один способ избежать попадания ненужных писем в ваш почтовый ящик – заблокировать пользователя или домен, из которого они приходят. Для этого перейдите в Outlook и нажмите «Настройки» вверху. Затем нажмите Просмотреть все настройки Outlook, выберите Почтаи нажмите на Спам. На правой панели нажмите Добавить кнопка под Заблокированные отправители и домены , чтобы добавить адрес электронной почты или домен, с которого вы не хотите получать электронные письма. Наконец, нажмите Сохранить. Точно так же, чтобы не пропустить электронное письмо от человека или домена, нажмите Добавить кнопка под Надежные отправители и домены и добавьте адрес электронной почты или доменное имя.

7. Установите значение по умолчанию с адреса

Когда вы подключаете к Outlook более одной учетной записи, у вас есть возможность выбрать основной адрес электронной почты, с которого вы хотите отправлять электронные письма по умолчанию. Чтобы установить электронную почту по умолчанию, откройте Outlook и нажмите значок настроек в правом верхнем углу. Отсюда выберите Просмотреть все настройки Outlook и нажмите на Почта. Далее выберите Синхронизировать электронную почту, а в окне справа прокрутите вниз, чтобы найти Установить адрес отправителя по умолчанию. Теперь нажмите кнопку раскрывающегося списка и выберите адрес электронной почты, который вы хотите установить по умолчанию, и нажмите Сохранить.

8. Отправьте электронное письмо нескольким людям.

Если вы обнаружите необходимость отправлять сообщения сразу нескольким людям, Outlook позволяет сделать это с помощью групп. Для этого перейдите в Microsoft Outlook и коснитесь Кнопка новой группы из левой панели. Во всплывающем окне дайте вашей группе имя и описание и нажмите Создайте. Теперь на следующем экране введите имя или адрес электронной почты участников, которых вы хотите добавить в группу, и нажмите Добавить. После этого вы можете легко отправить сообщение всем членам группы сразу.

9. Поделиться календарем

Outlook поставляется со встроенным календарем, который поможет вам следить за своим расписанием и предстоящими событиями. Когда вы добавляете событие, оно отмечается в календаре, и вы получаете уведомление о нем в зависимости от ваших установленных предпочтений. Затем вы можете поделиться календарем с другими людьми, чтобы они могли просматривать или изменять запись. Для этого перейдите в Outlook и нажмите значок календаря на левой панели. Отсюда нажмите доля в правом верхнем углу (рядом с надписью «Печать») и во всплывающем окне введите имя человека или его адрес электронной почты. Затем, когда вас попросят предоставить разрешения, вы можете разрешить им просматривать все детали или редактировать. После этого нажмите доля.

10. Настроить действия

Microsoft предоставляет быстрые действия в Outlook, которые отображаются рядом с человеком или электронным письмом, чтобы помочь вам мгновенно выполнять быстрые действия. Кроме того, сервис также позволяет вам настраивать эти действия и выбирать те, которые вы часто используете. Чтобы настроить эти действия, откройте Outlook и перейдите в Настройки > Просмотреть все настройки Outlook. Теперь выберите Почта и нажмите на Настроить действия. В правом окне установите флажок рядом с действиями, которые вы хотите увидеть для Быстрые действия а также Поверхность сообщения. Наконец, нажмите Сохранить.

Это некоторые из советов и приемов, которые вы можете использовать, чтобы максимально эффективно использовать Microsoft Outlook. Обратите внимание, что есть еще несколько функций и советов, которые доступны на Премиум-подписка Outlook. Однако, поскольку многие пользователи предпочитают Microsoft Outlook в качестве почтовой службы, в этой статье рассматриваются функции, имеющиеся в бесплатной версии Outlook. Если вы сочтете это полезным, поделитесь им с друзьями и семьей.